МЕНЮ
МЕНЮ
лонгрид

Кофе на
выставку

как выбрать кофемашину на выставку, из чего состоит кофейный бар на стенде и все нюансы организации.
Я ходил на выставку в Москве в начале марта. Никто из участников выставки не подумал про выездной кофейный бар, единственная автоматическая кофемашина на центральном стенде оказалась нерабочей и всем приходилось «мутить» растворимый кофеек и стыдливо хлебать чай из куллера.

В этой статье я рассказываю как правильно организовать кофейный бар на выставке и делюсь некоторыми фишками, которыми пользуемся мы, в Rbar24.
Александр Фомин
Руководитель Rbar24

содержание:

1
Разбираем варианты кофемашин на стенд компании со всеми их плюсами и минусами.
2
Какие напитки готовить и для чего. Собираем чек-лист всего, что обязательно понадобится.
3
Заучиваем и зазубриваем простые 5 правил организации кофейного бара на выставке.
4
Рассказываю о нескольких лайфхаках, которые используем в Ваших маркетинговых целях, и заставляем рыдать соседние стенды.
КРАТКО, если у вас нет времени читать всю статью:

— Можно ли организовать кофейный бар на выставке самостоятельно?
— Да, можно. Это получится хуже, дольше, дороже и вы не соберете никаких бенефитов. Но, точно можно!
часть первая

Кофемашина на выставку

Рассказываю, чем отличаются бюджетные кофемашины от профессиональных, в чем преимущества и особенности каждой из них. Где взять кипяток и когда нужен бариста.
Один из трех
какие кофемашины берут на выставку, плюсы и минусы, зачем нужен кипяток и где его взять.
Перед тем как начинать какие-либо поиски кофемашины для вашего выставочного стенда запишите на бумажке честные ответы на эти три вопроса и положите перед собой.
Вот эти вопросы:


  • кто будет пить кофе: гости или только сотрудники?
  • сколько порций в день планируете готовить?
  • для вас кофейный бар на выставке - это нежелательные расходы или способ привлечь посетителей на стенд?
Капсульные кофемашины.
(первое фото внизу) Идеальный вариант сразу после растворимого кофе или жижи типа «три в одном».
Когда стоит простая задача держать сотрудников на стенде в тонусе и угощать редкого гостя чашечкой отвратного пойла… за ширмой, чтоб никто не видел… Ваш вариант.
Ежику понятно, что такая кофемашина не рассчитана на массовое приготовление напитков для каждого встречного и поперечного в течении всего дня, но тем не менее.

ПЛЮСЫ:


  1. можно получить бесплатно, если берете сразу с капсулами или «дернуть» из офиса ту, что есть
  2. низкая цена напитка, около 16−20 рублей
  3. нет особого геморроя с обслуживанием

МИНУСЫ:
  1. ограниченный ассортимент напитков
  2. не дает кипятка
  3. делает не вкусный кофе
  4. гости в пролёте
капсульная кофемашина
бытовая кофемашина
профессиональная кофемашина
Автоматические бытовые кофемашины или кофемашины офисного (домашнего) типа, те что готовят сносный кофе и вечно засоряются (второе фото). От такой машины на выставке волшебства ждать не приходится, но жить можно. Она в состоянии напоить и сотрудников, и пару десятков посетителей.

Когда бюджет на кофейный бар и желание привлечь клиента/посетителя стремятся к нулю — выбирайте такую кофемашину. Да, в нее надо засыпать зерна, прочищать, заливать воду, но она спокойно приготовит до 12−15 порций в час. Если самостоятельно попытаться выжать из нее больше — засорится.

ПЛЮСЫ:

  1. можно обойтись своими силами и готовить не самый плохой кофе.
  2. относительно низкая стоимость аренды, от 800 рублей в день.

МИНУСЫ:
  1. засоряется, а процесс очистки занимает больше часа
  2. ассортимент напитков меньше, чем у капсульной машины;
  3. требует тех же расходников, что и профессиональная кофемашина.
  4. не дает кипятка;
Кипяток
Не каждый посетитель или сотрудник на выставке пьет кофе. Оооочень много людей, кто предпочитают чай: черный, зеленый, с чабрецом, с мятой. Кипяток нужен для чая.
Электрический чайник рядом с капсульной или бытовой кофемашиной — это колхоз и представить, как заливать в них прилюдно воду из «баклашки» — фирменный ***здец.

Александр Фомин
Руководитель Rbar24
Профессиональная кофемашина.
Эта такая здоровенная «дура», которую вы привыкли видеть в профессиональных кофейнях, которая делает полезный кофе под давлением в 9 бар и на которую, словно на святые мощи, стягиваются паломники гости выставки.

Именно с этой машиной удается устроить многослойное шоу для посетителей и превратить кофейный бар на выставке в мощнейший маркетинговый инструмент, о чем подробно расскажу ниже.

ПЛЮСЫ:

  1. огромный ассортимент вкусных напитков
  2. космическая производительность и бесперебойность
  3. дает кипяток ;)
  4. «пылесосит» гостей со всей выставки, даже если ваш стенд всего 2 на 2 метра
  5. нужен профессиональный бариста

МИНУСЫ:
  1. цена
  2. нужен профессиональный бариста
Профессиональный бариста плюс или минус?
За работу профессионального баристы придется платить бабосики, если вдруг в штате вашей компании нет какого-нибудь экс-студента, который когда-то работал в кофейне и знает что к чему. Можно его принудительно «заарканить» на раздачу. Во всех других случаях — нанимайте баристу. Расходы на баристу — это минус.

Плюсы. Бариста гарантирует, что ничего не сломается и не встанет «клином». Он снимает с Вас всю ответственность за дорогое оборудование. Он стабильно, без остановки готовит потрясающие напитки: у капучино пенка с узором, эспрессо не пережженый, а американо можно пить сразу и не дуть на него пока остынет… Еще он позволяет не отвлекаться основным сотрудникам на стенде от консультаций. А еще… ну об этом ниже.

Александр Фомин
Руководитель Rbar24
Дальше речь пойдет о профессиональной кофемашине для выставки. С «бытовухой» закончили.
часть вторая

Анатомия кофейного бара

Расскажу про напитки: какие вставлять в меню, какие «заходят»; про расходники бара на выставке и ингредиенты: где и сколько их покупать.
Здесь можно скачать чек-лист, чтобы ничего не забыть.
Меню напитков на выставку
обязательные напитки, какие выбрать еще, на что это влияет.
С кофемашиной определились. Теперь определяемся с напитками, которые будем готовить. Выбор напитков влияет на расходники, которые для них придется докупать.

Хочешь или не хочешь, но эспрессо, американо и капучино — must have. К ним выбираем еще один — два изысканных или утонченных напитка на основе кофе. Во многом выбор зависит от времени года и тематики выставки.

Например, фраппе и мазагран — летом, борджия и мокка — зимой. Венский кофе на модных, luxury выставках, а ирландский или dead-eye на брутальных, типа «мотозимы» или «Армия России».
Хотите чтобы «зашло» наверняка, тогда волшебные кофейные коктейли: лавандовый раф, колд брю с кокосовой водой и далее по списку.

В противовес к кофейным напиткам добавляем модный чай «в памперсах» как в ресторанах (читай: чай в пакетиках): черный и обычный зеленый. Плюсом два-три вида ароматизированных: с чебрецом, с бергамотом, с мятой, с ягодами, фруктовый и т. д. и т. п.

По аналогии с кофе, чтобы «зашло» наверняка: облепиховый чай с розмарином, китайский чай с имбирем. Такие чайные коктейли завариваются в френч-прессе.

Обязательные напитки я перечислил, по остальным золотого правила нет — доверьтесь чутью и интуиции. Ну или забейте «болт» и не фантазируйте — звоните мне, что-нибудь посоветую.

Пошли дальше…
Облепиховый чай
Колд брю
Лавандовый раф
Обязательные расходники
список расходников в чек-листе, сколько и каких напитков выпьют, поему расходники это главное.
Выбрали кофемашину и меню. Теперь составляем два списка: из чего готовить и в чем подавать.

Расходники для приготовления напитков и ингредиенты для них — самая затратная часть кофейного бара, самая гемморойная и суетная.

Подойдете к ней «спустя рукава» и не получите должного выхлопа, к которому я медленно вас подвожу. В  мелочах кроется суть, и именно из маленьких элементов строится успех кофейного бара на выставке, как бы пафосно это сейчас не читалось.

Например:
Гостям хочется забрать кофе или напиток с барной стойки на вашем стенде и продолжить прогулку по выставке с термостаканом в руках.
Не отказывайте им — закупите стаканы, крышки и деревянные мешалки с запасом.

Брендируйте стаканы или лепите на них фирменные наклейки. Поставьте задачу бармену накрывать крышку так, чтобы пальцами не перекрывать логотип. И тогда каждый посетитель стенда станет вашей «ходячей» рекламой

Если на стенде запланированы столы и стулья для посетителей, то примерно 20% всех приготавливаемых напитков будут сопровождать ваши длительные переговоры с потенциальными партнерами. Тут нужны чашки с блюдцем и ложечки. Запаса чистой посуды должно хватить на целый день, потому что мыть посуду на месте — вообще не вариант.

Ниже на картинках только шесть обязательных расходников для приготовления напитков. На самом деле их значительно больше: молоко, сливки, салфетки, палочки для мешания и/или ложки, стаканы, крышки…
Короче, скачивайте чек-лист, которым я пользуюсь, там все есть, мне не жалко.
Кофе и чай
Выбирайте смесь 20% робусты или 100% арабику стоимостью от 1000 р/кг
Вода
только 19л кеги подготовленной питьевой воды, как для кулера.
Посуда
Термобокалы и крышки или чашки с блюдцами для переговоров «сидя»
барный кейтеринг на кофе-брейк
Сахар
белый и тросниковый, в стиках и рафинад. Все в равных пропорциях.
Сиропы и специи
Корица, шоколад и кокос (я про ореховую стружку). Три сиропа: ваниль, шоколад и ореховый.
Закуски
Конфетки, шоколадки, печеньки, круасаны или легкие мини-сэндвичи.
Где всё покупать?
Если вы все еще не передумали на счет самостоятельной организации кофейного бара на своем стенде, то вопрос закупки встанет комом в горле.

Не будь у меня огромного пула поставщиков, который мы наработали за десять лет работы в Rbar, я бы застрелился… поехал бы в «Метро Кеш эн Керри».
Да, это скорее компромисс, чем способ сэкономить и сделать хорошо, но носиться по всей Москве: покупать мешалки, стаканы и круглосуточно шерстить интернет в поисках лучшего кофе… дольше и дороже выйдет.

Поделиться контактами своих поставщиков не могу: часть из них не работают в объемах одной выставки, а другая часть вообще не в России.

У нас есть склад, но мы с него не торгуем, а используем строго в своих целях — для организации кофейных баров. Pardonne moi, c'est la vie (франц: простите меня, это жизнь).
Сколько всего покупать?
Хорошо организованный кофейный бар выдает в день от 250 напитков. Умножьте на количество дней выставки и отнимите от полученного результата 50, потому что в последний день, после обеда, народу меньше. Получите количество напитков, на которое надо ориентироваться при расчете необходимых расходников.

Если общее количество напитков принять за 100%, то по опыту, они распределятся примерно так:


  • 8% эспрессо
  • 20% американо
  • 40% капучино
  • 12% кофейные коктейли
  • 10% черный чай
  • 6% зеленый чай
  • 4% чайные коктейли
Удобная форма для расчета есть в чек-листе.
Странно, что вы еще не скачали ;)
Если у вас есть вопросы по организации кофейного бара на выставке, звоните мне или пишите:
+7(926)153−36−98
hello@rentbar.ru
часть третья

5 способов
всё испортить

Здесь я собрал пять самых беспощадных и часто встречающихся факапов кофейного бара на выставке, хотя вариантов все загубить хватит на целую книгу.
Заставь всех сотрудников готовить кофе
Случается, что Заказчик наотрез отказывается от профессиональной кофемашины и привозит пять-шеть-семь (!) автоматических бытовых. Сам закупает все расходники, воду… а потом все сотрудники на стенде носятся как чумные с чашками, фильтрами, баклашками. Консультировать некому. Epic fail.
Сломай профессиональную кофемашину
В работе с профессиональной кофемашиной много нюансов и при подключении, и при работе. На секунду проморгайте отсутствие воды в кеге и… финито ля комедия. Такие кофемашины крайне болезненно реагируют на отсутсвие воды в помпе — сразу сгорают. «Ремонтировать нельзя покупать» — увы, запятая после второго слова.
Найми мутного подрядчика или частника
Сэкономьте. Наймите частника или не профильную компанию. Проблемы с баром начнутся на въезде. Дело в том, что главные площадки Москвы просят заранее оформлять документы на персонал и ввозимое оборудование. Мы такие документы готовим заранее, за несколько дней. Еще частник не в состоянии срочно что-то докупить; разрешить техническую проблему так, чтобы ее никто не заметил; принять безнал тоже не может.
Накосяч в технических расчетах
Профессиональная кофемашина уже в своем названии предполагает наличие обученного человека и прогматичного подхода. Случалось, что стол не выдерживал веса машинки с кофемолкой и бар заканчивался еще до первого гостя. Наиболее частый просчет — электрическая нагрузка на сеть. Забудьте об этом и сгоревшие плазмы, айфоны на зарядках вам подскажут, что именно пошло не так.
Помой чашки прямо на стенде
Речь про стеклянные чашки и блюдца, для «сидячих» переговоров…
Вы любите герпес? А пить кофе из чужой чашки со следами губной помады? Сомневаюсь. Никто не любит. Проблема многоразовой посуды на выставке — в отсутствии возможности ее качественно вымыть. Просчитайтесь с необходимым количеством чашек и очень скоро начнете вести переговоры с пластиковым стаканчиком в руках или узнаете о себе много нового, не лицеприятного.
Cтранности Заказчика
Иногда Заказчик просит нас привезти целый парк подготовленных к работе на выставке автоматических кофемашин и трех барист.
В итоге никакой экономии для него, качество напитков кратно хуже, а вся работа за стойкой напоминает концерт на фортепиано в шеть рук. Разыгрывать сценарий, о котором речь пойдет ниже, баристам некогда.

Александр Фомин
Руководитель Rbar24
Вы дочитали до самой сексуальной части статьи — как правильного организовать работу кофейного бара на своем выставочном стенде.
часть четвертая

Высший пилотаж организации

Здесь рассказываю про «кофейное конг-фу с ноткой маркетинга», как выжимать из кофейного бара абсолютный максимум и заставлять конкурентов тихо всхлипывать.
Зачем так заморачиваться?
Чтобы кофейный бар на вашем стенде не превратился в благотворительную, гуманитарную акцию «Напои ближнего своего», надо заранее продумать сценарий, как выжать из него максимум пользы и отбить вложенные деньги

Сценарий единственно правильной работы бара делится на две части: бар и бариста.


Александр Фомин
Руководитель Rbar24
Правильная организация бара
устраняем конкурентов, строим желанный оазис и используем еду как способ покорить посетителя
Здесь главная задача сделать бар не только видимым объектом для посетителей, но и желанным оазисом для всех живых homo sapiens на выставке. Он должен манить и засасывать, словно черная дыра в космосе.

1. Брендируем барную стойку и наряжаем бармена.
Если ваша стойка выполнена в строгих корпоративно-чопорных канонах — достаточно виниловой наклейки на фронтальной части. Что-то из разряда «Заходи на кофе к Стройгазвырвиглаз».
Если стойка смелая и есть стилизация, тематика, то вариантов с креативом много. На военных выставках — барсита в форме, на выставках металлургии — барный стол из швеллера… ну и т. д.

2. Убиваем конкурентов или заставляем их рыдать.
Иногда случается, что «соседи» напротив приезжают со своим баром или банально у них стенд «богаче».
Ставим диффузер с ароматом крепкого кофе и свежей выпечки. И ловим «на запах» всех мимопроходящих гостей, пока соседи захлебываются слюнями. На второй день они «перекочуют» к вам.

3. Еда как нейромаркетинг классная штука. Если человека напоить горячим напитком, предложить перекусить и усадить в мягкое кресло — он проникнется безграничной к вам благодарностью, запомнит вас надолго, если не навсегда и… все барьеры «недоверия» рухнут с первым глотком.

4. Термокружки с кофе, с которыми посетители будут разгуливать по выставке, обязательно должны ассоциироваться с вашей компаний или нести месседж. Брендируйте их зарнее или лепите стикеры вручную.
Каждый посетитель с вашим стаканом в руке — ваша реклама и генератор новых лидов.

5. Брендированные напитки или портреты на пенке.
Арт-латте, когда на кофейной пенке нарисован логотип вашей компании — круто и вызывает восторг потенциальных партнеров.
VIP гостям на вашем стенде можно рисовать их портреты. Ну как можно… мы делаем, а про других не знаю.
Работа баристы на выставке
правильная организация работы баристы, бесплатные девчонки и 1000 контактов в CRM
Профессиональный бариста — не только харизматичный, приветливый и учтивый парень, который готовит отменный кофе. Он полноценный участник команды на стенде, к которому посетители тянутся заметно охотней. Используйте его на максимум.

1. Бариста раздает флаеры и буклеты вместе с напитками. Это отлично работает: пока напиток готовится, бариста вручает гостю ваш фирменный буклет. У гостя будет минимум 30 секунд, чтобы потупить в него.

2. Бариста доносит месседж.
Обычно мы вместе с Заказчиком придумываем пару скриптов для баристы, которые он использует при общении с посетителями стенда.
Он рассказывает, почему вы самые крутые, что вы представляете или другую информацию, с которой вы приехали на выставку.

3. Бариста «просеивает» целевую аудиторию.
Профессиональный бариста с полутора метров определяет не только социальный статус гостя, но и размер его ноги, семейное положение и количество эритроцитов в крови (шутка).
Если вы можете четко сегментировать свою ЦА, то бариста «на подходе» будет определять кому красный буклет, кому синий буклет, кому кофе с собой, а кого учтиво пригласить «посидеть, поговорить» с представителем компании.

4. Бариста привлекает бесплатных стендисток.
Стендистки — красивые, чаще полуголые, вечно замерзающие девушки на выставочных стендах. Бариста и стендистки — наемный стафф, которые общаются в своем мирке, для них участие в выставке обычный рабочий день, а не событие раз в год, как для вас. Опытный бариста знает, когда предложить чай для стендистки конкурента или соседнего стенда, чтобы половину дня она провела у вас. И пусть это будет проблемой ее нанимателя.

5. Бариста собирает контакты.
Обменивать кофе на визитку, номер телефона и/или e-mail обычная практика кофейных баров на выставках, которую часто игнорируют. Сбор контактов на стойке с кофе пополняет вашу CRMку на 800−1000 контактов. Это аудитория людей, с которой можно работать и есть с чего начать. Например, спросить по e -mail: «Вам понравился наш кофе?»…

Конечно, вы понимаете, что не надо выбирать один из пяти пунктов. Надо готовиться и использовать все пять, плюс придумать еще десяток подобных фишечек.

Тяжело с фантазией — обращайтесь к нам
(минутка рекламы)
часть последняя

Что надо запомнить:

краткое резюме, которое желательно всегда носить в голове и вспоминать каждый раз, как столкнетесь с вопросом организации кофейного бара на выставочном стенде
Аренда кофемашины
Если собираетесь массово привлекать гостей на выставочный стенд, выбирайте одну профессиональную кофе машину, а не семь автоматических.
Сравнивай цены
Перед тем как окунуться в самостоятельную организацию кофейного бара — позвоните в Rbar24. Сравните стоимость услуг с тем, что насчитали самостоятельно, и только тогда принимайте решение.
Используй баристу
Всегда готовьте сценарий для баристы — этот человек принесет вам больше лояльных контактов, чем все представители на стенде вместе.
~
блог
Почитать ещё
обзоры, решения, советы и другие полезные публикации
Made on
Tilda